Mantén tu lista de invitados bajo control

Tomado de la vida real.

Tu lista de invitados ronda las 300 personas, así que tú procedes a planear con ese número en mente. Calculas la cantidad de platos a servir, las bebidas disponibles, el espacio ideal para recibirlos, todo juega un papel importante a la hora de brindarles la mejor acogida. El día de tu cumpleaños llega y así como la fila de invitados se aproxima al salón, te das cuenta de que suman muchos más que esos 300 que estabas esperando… Echas una rápida mirada y no puedes creer que esa persona a quien con toda tu intención dejaste fuera de tu lista llegó con uno de tus invitados y está engullendo un plato de salmón y arroz blanco de $25 destinado para otro de tus huéspedes.

Haciendo alarde de tu bonhomía, te haces de la vista gorda con los inesperados y mejor haces los arreglos con el proveedor de comida para el banquete para correr con los gastos extras, una vez que concluya la fiesta.

La noche sigue su curso… y justo cuando comenzabas a olvidar las imágenes de los arrimados del fondo de tu mente, desde la cocina te llega la bofetada: ¡una cuenta de $1,000+ por los platos extra!

Para que esa triste historia no ocurra en tu fiesta de quince, te damos unos consejitos que van a ayudarte a tener tu lista de invitados y ¡tu presupuesto! bajo control…

La notita de reservación

En la mayoría de las culturas de origen hispano, la costumbre de confirmar la asistencia (RSVP, o Respondez s’il vous plait, por sus siglas en francés) no se practica. Incluso, en algunos casos es considerado de mal gusto inquirir por ello. Pero, hay que tomar en cuenta que en estos tiempos cuando la mayoría de los locales de fiesta no permiten servir comida de fuera y donde hay que firmar y cumplir contratos de reserva para los banquetes, se hace vital poder controlar la lista de asistencia.

Sin embargo, tomar la previsión de incluir una tarjetita de confirmación con tu invitación no garantiza que recibirás la respuesta. Dejar una nota advirtiendo que el T-Bone Steak con papas al vapor y ensalada sólo se garantiza para quienes hagan su reservación con tiempo seguramente aumentará las probabilidades recibir más confirmaciones de lo esperado. Adicionalmente, puedes darte a la tarea de informar a tus invitados que tienes un contrato con la agencia de festejos y que obtener su confirmación es de suma importancia. Seguramente que la promesa de poder asegurar la barriga llena el día de la fiesta los alentará a visitar la oficina de correos lo antes posible.

* Tip: la mayoría de las imprentas ofrecen las tarjetas de RSVP junto con los paquetes de invitaciones. Por un costo extra, ellos pueden incluir una nota al margen. Cualquiera que sea este costo adicional, seguramente compensará los inconvenientes de tener que correr con los gastos adicionales imprevistos.

Personal de protocolo en la entrada

Si algunos de tus invitados no tomaron en cuenta tu tarjeta de reservación, tu mejor apuesta es apostar a un guardián a la entrada de la fiesta. Armado con una lista de invitados, un resaltador y un teléfono celular, este personaje estará a unos pasos de la entrada parado junto a un podio. A medida que lleguen tus invitados, él irá confirmando que estén debidamente registrados en la lista para dejarlos pasar y marcará con resaltador los nombres de quienes ya han llegado. En caso de que alguien no aparezca en la lista por omisión, una rápida llamada a quien tú designes para aprobar desde dentro quién puede entrar y quién no, puede solucionar el problema. Una ventaja adicional de esta lista es que te sirve con posterioridad para enviar las notas que dicen “gracias por venir” a quienes asistieron y de “lo siento, te extrañamos”, a quienes no pudieron ir a tu fiesta.

*Atención: debido a que el personal de protocolo deberá lidiar con toda índole de personalidades, te recomendamos que escojas a alguien que pueda cumplir su trabajo sin compadecerse. Alguien que pueda ser afable para dar la bienvenida a los invitados y que pueda escoltar hacia afuera sin problemas a los que quieran ir de gorra.

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