Por qué contratar a un coordinador de eventos

La planificación y celebración de una quinceañera requerirán de gran parte de tu tiempo y el de tu familia para que todo salga bien el gran día. Para ahorrarte el estrés que supone, nada mejor que contratar a un coordinador de eventos. Pero, ¿de qué se encargan estos profesionales? Un coordinador de eventos es una persona con experiencia que te ayudará a organizar y planificar la celebración de tus quince años, para hacer de tu fiesta un día único e inolvidable.Existen diferentes tipos de coordinadores de eventos, desde los que se encargan de planificar fiestas familiares o de empresas hasta los que organizan eventos a gran escala como bodas o quinceañeras. El grado de involucración en tu fiesta dependerá principalmente de tu presupuesto, pudiendo elegir que organice todos los detalles de la planificación, o sólo partes claves como el día de la celebración.

Antes de decidirte

Lo primero que debes hacer es pedir referencias a tus amistades, familiares y a empresas que prestan este servicio. No te limites a entrevistar a una sola persona, recuerda que con el coordinador vas a pasar gran parte de tu tiempo en los meses previos a la celebración.

Averigua el precio que pudieran costarte sus servicios. Los que planifican y coordinan la celebración de principio a fin te pueden cobrar por hora o pueden cobrarte un porcentaje del costo total de la fiesta. Otros se encargan sólo de la planificación de cierta parte, por ejemplo es habitual contratar a un coordinador sólo para el día de la celebración, cobrando por estos servicios cantidades entre $1,000 y $1,500.

Te aconsejamos que empieces a buscar a un coordinador de eventos unos nueve meses antes de tu quinceañera y que estés preparada para contestar a las siguientes preguntas: de cuánto presupuesto dispones, cuántos invitados tendrás en la fiesta, lugar donde se celebrará, fecha, tipo de comida que se servirá, etc.

Una vez que te hayas decidido por un profesional en concreto deja bien claro cuáles serán las responsabilidades y establece la forma de pago por sus servicios.

Servicios que presta un coordinador

• Te ayuda a buscar el lugar donde celebrarás tu quinceañera
• Te consigue citas con los proveedores y profesionales que participarán en el evento y te acompaña a las mismas
• Te acompaña a las pruebas de los vestidos
• Te acompaña a las sesiones de fotografía y a los ensayos
• Ayuda a desarrollar el menú
• Te ayuda a seleccionar la música y coordina coreografías
• Te ayuda a contratar el servicio de flores y su colocación en la iglesia y el salón
• Administra el presupuesto, revisa y negocia los contratos con los proveedores y profesionales
• Soluciona cualquier imprevisto que se presente durante la fiesta

Aunque puedas pensar que es un costo que se añade a tu presupuesto, ten en cuenta que el coordinador del evento te ayudará a encontrar el mejor servicio al mejor precio posible y que se ocupará hasta del más mínimo detalle, para que tú y tu familia puedan disfrutar del “gran día”.